Auch aus dem Banken- und Versicherungssektor ist mobiles Arbeiten nicht mehr wegzudenken. Gerade bei Kundenberater:innen oder Vorstandsmitgliedern, die geschäftlich viel unterwegs sind, gehören cellular Endgeräte daher mittlerweile zur Standardausstattung. Dass hier Konzepte wie Unified Communication and Collaboration (UCC) erforderlich sind, um eine reibungslose standortunabhängige Kommunikation zu gewährleisten, liegt auf der Hand. Doch diese Ansätze übersehen häufig einen echten Produktivitätskiller: ungepflegte Adressbücher auf den mobilen Endgeräten und damit veraltete oder fehlende Kontaktdaten wie etwa Kundentelefonnummern. Genau hier kommen moderne Instruments ins Spiel.
von Markus Adolph, Gründer und geschäftsführender Gesellschafter, EBF-EDV-Beratung Föllmer GmbH, Köln
Bitte nicht falsch verstehen: Eine UCC-Strategie zu haben, ist eine hervorragende Idee. Sind in der Financial institution oder im Versicherungsunternehmen unterschiedlichste Kommunikationskanäle und Kooperationsformen vernetzt und können die Angestellten sie bedarfs- und situationsgerecht nutzen, ist das der richtige Weg für eine deutliche Steigerung der Effizienz und Produktivität. Teammitglieder sind schneller erreichbar, Echtzeit-Benachrichtigungen gestatten denkbar rasche Reaktionen, die Zusammenarbeit untereinander wird optimiert.
Im modernen Arbeitsumfeld einer Financial institution oder Versicherung ist eine UCC-Strategie daher unverzichtbar.”
Adressbücher mit Kontaktdaten selbst pflegen?
Nur: Was ist mit den mobilen Endgeräten wie Smartphones und Tablets? Sind sie wirklich schon so in die üblichen UCC-Konzepte integriert, wie es angesichts der wachsenden Bedeutung von mobilem und Out-of-Workplace-Arbeiten nötig wäre? In den meisten Fällen lautet die Antwort darauf: nein. Ein Grund dafür ist beispielsweise die Tatsache, dass Adressbücher und Kontaktdaten auf den Cellular Gadgets überwiegend noch händisch zu pflegen sind. Dass ein solches Vorgehen für die Angestellten nicht nur umständlich, sondern außerdem aufwendig und daher auf Dauer nicht aufrechtzuerhalten ist, ist offensichtlich. Dies gilt umso mehr für große Banken oder Versicherungen:
Je größer die Organisation ist, desto mühseliger ist jeder Versuch einer manuellen Pflege der Kontaktdaten.”
Die World Tackle Record automatisch – und sicher – synchronisieren
Doch selbstverständlich benötigen die Mitarbeitenden ebenfalls auf ihren mobilen Endgeräten aktuelle, vollständige und korrekte Daten ihrer beruflichen Kontakte. Man denke an Bankberater:innen oder Versicherungsangestellte im Außendienst, die ihre Kunden von unterwegs aus erreichen möchten.
Soll der Kontakt zwischen Berater und Kunde reibungslos funktionieren, gilt es, neben Telefonnummern ebenso E-Mail-Adressen und Informationen zur Unternehmenszugehörigkeit aktuell zu halten.”
Bei internen Kontakten sind zudem die Abteilungszugehörigkeit und der Title des oder der Vorgesetzten ausschlaggebend.
Denn wenn der Kollege, den man dringend erreichen will, krank oder im Urlaub ist, heißt es, stattdessen schnell die Abteilungsleitung zu kontaktieren, um zu erfahren, wer ihn vertritt – was natürlich nur geht, wenn man auch deren Kontaktdaten im Adressbuch findet.
Sinnvoll ist daher eine automatische Pflege der Adress- und Kontaktdaten auf den mobilen Endgeräten über alle Geräte hinweg.”
Ob iPhone oder Android-Pill: Eine automatisierte Synchronisierung der World Tackle Record des Unternehmens, inklusive aller relevanten Kontaktdetails, sollte in einer UCC-Strategie auf keinen Fall fehlen.
Moderne Instruments schaffen Abhilfe
Die gute Nachricht ist, dass es heute schon Apps gibt, die das Downside lösen und sich einfach per UEM-System auf iOS-, iPadOS- und Android-Gadgets ausrollen lassen – und das mit höchster Sicherheit für die Daten.
Die Instruments stellen eine Verbindung zur globalen Adressliste im Unternehmen her, synchronisieren regelmäßig alle aktuellen Kontaktdaten und legen sie DSGVO-konform und verschlüsselt auf dem Cellular System ab.”
Die Quelle der Daten ist dabei unerheblich: Ob Alternate, O 365, Energetic Listing, SAP oder Salesforce – solche Plattformen lassen sich über Standardschnittstellen an andere Applikationen anbinden und können diesen dann Daten bereitstellen. So werden nicht nur interne, sondern auch relevante externe Kontakte automatisch erkannt und aktuell gehalten.
Selbst große Dateimengen lassen sich dabei auf einfache Weise importieren und synchronisieren. Zugänglich sind die Kontaktinformationen dann nur über ein Passwort, eine Face-ID oder eine Contact-ID.”
Ebenso bieten die Instruments eine automatische Anruferkennung, durch die auf einen Blick ersichtlich ist, wer am anderen Ende der Leitung ist. Ganz nebenbei lässt sich auf diese Artwork und Weise gleich feststellen, ob es sich eventuell sogar um einen Spam-Anruf handelt. Noch besser ist es, wenn die Kontaktdaten auch offline auf dem mobilen Endgerät verfügbar und somit selbst dann nutzbar sind, wenn keine Verbindung zum Server besteht.
Ein weiterer Pluspunkt für die IT-Safety in diesem streng regulierten Umfeld: Da die App in einem geschützten Container ausgeführt werden kann, bleiben non-public und berufliche Kontakte klar getrennt.”
Markus Adolph
Dies sorgt nicht nur für einen besonders hohen Datenschutz, sondern ermöglicht theoretisch sogar eine BYOD-Strategie. Einzige Voraussetzung dafür ist, dass das (non-public) Gerät autorisiert ist und so through UEM-System von der IT gepflegt werden kann. Bei entsprechender Konfiguration ist es damit auch keinen anderen Apps wie WhatsApp oder Fb möglich, Kontaktdaten auszulesen.
Fazit: sichere automatisierte Kontaktdaten- und Adresssynchronisierung muss Teil der UCC-Strategie sein
Eine sichere und automatisierte Synchronisierung von Kontaktdaten ist beim mobilen Arbeiten auch für Banken und Versicherungen unabdingbar. Denn ohne eine solche Automatisierung heißt es für alle Beschäftigten, in ihrem Arbeitsalltag die Zeit zu finden, ihre Adresslisten kontinuierlich selbst zu pflegen. Dass dies jedoch in den meisten Unternehmen selten passiert, ist kein Geheimnis.
Für Finanzdienstleister und Versicherungen gilt es additionally, das Thema in ihrer UCC-Strategie unbedingt zu berücksichtigen. Sonst drohen die UCC-Bemühungen der IT – zumindest, wenn es um die cellular Kommunikation der Mitarbeitenden geht – krachend zu scheitern.”
Markus Adolph, EBF